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会議をしていれば仕事をしていると思っているバカについて

トヨタの会議は30分 ~GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術~

あなたの会社 会議どのぐらいありますか?

毎週月曜日は、プロジェクトチムの報告会
火曜日は、部内会議
水曜日は、戦略会議
木曜日は、営業報告

会社というやつは、会議が大好き でも、その会議 本当に必要ですか?

今回のお題は、
会議をしていれば仕事をしていると思っているバカについて
語ってみよう。

最後まで読んでいただけたら幸いです。

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その会議って本当必要ですか?

ある企業でリーダーをしている人の一日のスケジュールです。

10:30 ~ 11:00 協力会社対策会議
13:00 ~ 14:00 クラウド会社Web会議
14:00 ~ 15:00 A社Web会議
15:00 ~ 16:00 B社Web会議
16:00 ~ 17:00 リーダー会議
17:00 ~ 18:00 ビジネス報告会
18:00 ~ 19:00 マネージャー会議

彼は、これ以外にも毎週に営業戦略会議というリーダー以上全員参加の会議で13:00 ~ 17:00まで出席
さらに管理会議で木曜日に 13:00 ~ 15:00までというスケジュールが組まれています。

この会議の多さ みなさんどう感じますか?

ビジネスの商談でもない定期会議も週に3日 それも2時間を越えるスケジュールが組まれていたりします。

正直言ってこれほど多くの会議を行っている会社も異常ですが、それを良しとしている本人も大丈夫でしょうか?

関係のない人まで出席している

会社の会議でよくあるのは、関係のない人まで出席させる会議があるということです。
会議の内容を全員に周知させるためとはいえ、自分に関係している案件は、2時間でたたの10分程度
あとの多くは、出ているだけ、聞いているだけの無為な時間が過ぎ去っていきます。

正社員ならば、会議に出ているだけでカネ(給与)がもらえるわけだからいいですが、フリーランスの人は、自分に関係ない会議に出席するのは、時間の無駄になってしまいます。

全員に周知させたいという意味はわかりますが、ただ座っているだけの時間は、本当にもったいない
と会議の主催者は考えているのでしょうか?

会議の資料を一日かけて作成する部下

社長をはじめ経営陣が出席する会議にリーダークラスから出席を強要される会社があります。
大きな会議室で話されるのは、営業報告が主でそれに対して社長を始め経営陣が突っ込みをいれるという会議があるそうです。

この会議は、毎週 定期的に 3時間 ~ 4時間という長時間で行われています。

問題は、その会議に提出される各プロジェクトの資料です。
プロジェクトの途中経過、スケジュール、予算などを発表するわけですが、問題は、その資料を作成するために

部下が、半日かけて資料作成 そして 資料のレビュー会議まで行っているということです。

会議に出るための資料を確認するための会議

まぁ やり方はいろいろあるのですが、作成を命じられた部員は、準備を含めて1日時間を会議の資料作成のために時間を取られてしまいます。

5分で廃棄される資料

前述した 報告会で毎週作成される資料

本番の会議でどのぐらい使われると思いますか?

社長が資料に目を通してコメントを入れるのが、約5分

一日以上かけて作成した資料は、たった 5分の寿命でした。

そのPowerPointで作成された資料は、それっきりでファイルのゴミと化してしまいます。

ワンマン企業の社長が経営している企業でアルアルな話ですが、時間の無駄と思いませんか?

報告ならば資料だけでOKで社長がち質問等があれば、随時担当部署に確認するという方式でよいわけで、なにも大人数を集める必要はありません。

こういう会社は、ワンマン経営、残業している人の評価が高い、TermsやSlackなどがあっても 社長が使い方を知らないわからない など 非効率な部分が多く見受けられます。

会議でカネは稼げない

会議について いまさあ語ることは、ありませんが 会議に出ていれば仕事をしている気になっている人 多くありませんか?

ビジネスにおいて会議中は、カネを生み出さないのです。

もちろん必要な会議や報告会はあります。
しかし、5分で捨てられる資料を作成する時間を非効率と思っていない社長をはじめ経営陣がいるところは不幸です。
さすがにこんな会社は減っていると思いますが、まだ存在しているのも事実です。

効率を考えれば 会議を必要最小限にして 報告は、Termsなどで行うことでかなり多くの時間が減ると考えています。

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事前連絡なし

通常の会議に呼び出される場合、主催者だけが会議の趣旨を把握していて 集合させられる人は、何の会議なのかよくわからないということもよくあります。

そもそも何の会議なのか知られないことも多く、一部の人間だけが知っているあけで議題が進んでゆく
主催者は、全員が知っていることだという前提で話しているので参加者の多くは意味不明

事前に資料や会議に内容だけでも知らせてくれれば理解しようと思うのだが、それもなし

そんな状況で会議に出席しても何ができるのでしょうか?

 

まとめ

会議という時間は、意思決定、報告などが主体であって、会議で相談するという時間は、無駄であると思っている。

よく、会議での雑談からヒントを得る なんて昭和的な話を聞きますが、それって 本当にありますか?
仮にあったとしても どれだけの時間を費やして雑談しているのでしょうか?

会議をしていれば仕事をした気になっている人や会社

はっきり言って 終わってます。

  • この記事を書いた人

はぼぞう

旅と砂漠と写真と女性を愛する60歳ちょっと前の現役ITエンジニア シンガー 森口博子とアーティスト 中村中が大好きです。

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